زمانی که فرد دیگران را از نزدیک ببیند خیلی راحت تر با آنها همکاری می کند چرا که شروع گفت و گو و ادامه آن خیلی آسان تر می‌شود. اما در کار مجازی این گونه نیست و مشکلات خاصی پیش می آید. پس باید به بررسی چالش های کار تیمی مجازی و چگونگی حل و فصل آنها دقت ویژه ای داشته باشیم. به نظر می رسد ابتدا ورودی و سپس فرایند، تحت تأثیر کار تیمی مجازی قرار می گیرند.
ورودی
کار تیمی مجازی، برای ترکیب تیم نیز مشکلاتی ایجاد می نماید. در تیم های متنوع، زمانی که تعاملات رو در رو میان اعضا پایین است، احتمال بیشتری می رود که کاربردهای متفاوت زبان، آیین و اهداف به سوء تفاهم و تعارض تبدیل گردد. حالا وقتی فاصله فیزیکی بین اعضا زیاد شود، کژکارکردها نیز تنوع بیشتر پیدا می کنند. تشخیص اثرات مخرب این کژکارکردها در تیم های مجازی، اولین قدم برای مبارزه با آثار منفی آنها است. برای ایجاد و حفظ اثربخشی در چنین محیطی، داشتن اهداف واضح، بازاندیشی مکرر و تعاملات خوب، ضروری به نظر می رسد. یکی دیگر از مشکلاتی که پیش روی تیم های مجازی قرار دارد، نسبت اعضایی است که کار در تیم، نقش اساسی و محوری آنها است. هر چه نسبت این اعضا کمتر باشد، اثربخشی تیم کاهش خواهد یافت.
کار مجازی اغلب مستلزم استفاده از ارتباطات غیر همزمان نوشتاری است و در آن از ارتباطات رو در رو یا دیگر انواع ارتباطات هم زمان استفاده زیادی نمی شود. هر چه مقدار استفاده از ارتباطات نوشتاری زیادتر گردد، تصمیم گیری تیم ضعیف تر می شود. در جمع بندی باید اظهار داشت که هرچه: پیچیدگی وظایف بیشتر شود؛ اندازه تیم بزرگتر شود (بیش از ۸ الی ۹ نفر)؛ تعداد مرزها افزایش پیدا کند؛ تنوع اعضا بالاتر رود؛ نسبت اعضای پاره وقت بیشتر شود؛ انجام کار تیمی مجازی سخت تر می گردد.
فرایندها
اعتماد: کار تیمی مجازی اعتماد بیشتری می طلبد (مخصوصا از جانب رهبر) چرا که نظارت فیزیکی روی کار افراد یا خیلی کم است و یا اصلا وجود ندارد. به همین دلیل، اعضا برای این که بتوانند بازیکنان خوبی باشند باید به یکدیگر اعتماد نمایند.
انسجام: اگر فناوری موجب اختلال در روابط اجتماعی شود، از سوی کارکنان با مقاومت روبه رو شده و انسجام و روحیه اعضای تیم تضعیف می گردد. بین میزان کار تیمی مجازی و محبت، دوستی و انسجام تیم رابطه ای منفی وجود دارد. ارتباطات دائم و ملاقات های رو در رو، فرایند بلوغ تیم و در نتیجه اثربخشی کارکرد و عملکرد تیم را تسریع می کنند. ابزارهایی مانند کنفرانس ویدیویی و یا تلفنی و برقراری جلسه های چهار ماهه، به این فرایند کمک می کنند.
تعارض: هر چه افراد به لحاظ فیزیکی به یکدیگر نزدیک تر باشند، تعارض میان آنها کمتر خواهد بود. تنوع بالا و فقدان هویت مشترک اجتماعی سبب ایجاد تعارض های شدید می شود. استفاده از ابزارهای نوین سبب می شود که نشانه های اجتماعی حرکات و رفتارهای ما از بین برود؛ لحن عذرخواهانه فرد در ایمیل مشخص نیست؛ لبخندی دوستانه در کنفرانس تلفنی مشخص نیست؛ و خشم دو نفر به نفر سوم در ارتباطات نوشتاری (نظیر پیامک) چندان مناسب به نظر نمی رسد.
اسناد: در کار مجازی، وقتی به ایمیل فرد پاسخی داده نشود وی همکارانش را تنبل یا بی ادب فرض می کند( در حالی که ممکن است اساسا ایمیل وی دریافت نشده باشد). در حقیقت، رابطه مثبت معناداری بین فاصله فیزیکی افراد و قضاوت های منفی آنها وجود دارد. هرچه فاصله فیزیکی میان اعضا بیشتر باشد، تمایل آنها به انجام ارزیابی های منفی در قبال تعهدات انجام نشده بیشتر می شود.
الگوهای ذهنی: اعضای تیم دانش خود را به اشتراک می گذارند، با یکدیگر گفت و گو می نمایند و از وظایف، کار تیمی و محیط خود درکی مشترک ایجاد می نمایند. ولی عوامل زیادی موجب شده الگوهای ذهنی مشترک در تیم های مجازی به سختی شکل بگیرند: ناتوانی در برقراری تعامل و نگهداری اطلاعات محیطی (منظور تسهیم اطلاعاتی است که مختص محیط کاری تیم باشد، برای مثال سیستم پست الکترونیکی تیم اجازه دریافت فایل هایی که حجمی بیش از ۷۵۰ کیلو بیت دارند را نمی دهد)؛ توزیع نامتوازن اطلاعات (برای مثال فقط برخی از اعضای تیم ایمیل های رهبر را دریافت می کنند)؛ مشکل در انتقال اطلاعات و درک جنبه های بارز آنها (پستی را در تلگرام ندیده)؛ تفاوت در سرعت و زمان بندی تعاملات (برای مثال ایمیلی پس از پایان روز کاری دریافت شده)؛ تعبیر معنای سکوت اعضا (عدم اظهارنظر را معادل رضایت گرفتن).
چرخه حیات تیم های مجازی
تیم های مجازی در زمان حیات خود، پنج مرحله را طی می کنند:
آمادگی: در این مرحله بیانیه رسالت و اهداف که برای هر نوع تیمی ضروری است، تدوین می گردند. همچنین در این مرحله اعضا شروع به معرفی و پرزنت خودشان می کنند (گاهی هم خودنمایی!). اعضای تیم مجازی، باید روی فناوری مورد استفاده خود نیز به توافق رسند (ابزار تبادل اطلاعات، برقراری ارتباطات، هماهنگی و نوشتن اشتراکی). این ابزارها بسیار متنوع هستند؛ از ابزارهای یادگیری جمعی نظیر تابلوی اعلانات، ویدیو کنفرانس و تبادل الکترونیکی اطلاعات گرفته تا ابزارهای بسیار به هم وابسته نظیر سیستم های تصمیم گیری گروهی، سیستم های طوفان مغزی الکترونیکی، ابزارهای رأی گیری و رتبه بندی، ابزار نوشتن گروهی و سیستم های ملاقات الکترونیکی) نمونه هایی فناوری های موجود برای تیم ها هستند.
آغاز کار: آغاز کار همیشه باید طی جلسه هایی حضوری باشد تا اعضا با یکدیگر آشنا شده و نقش ها و اهداف را شفاف سازی کنند. ایجاد هنجارهایی برای رفتار و قوانین مقبول در کار تیمی، در ساخت اعتماد، انسجام و خلق هویتی ارزشمند بسیار مفید است. اعتماد و همکاری باید در این مرحله افزایش یابد.
مدیریت عملکرد: تیم مجازی باید برای یافتن تناسب میان ابزار ارتباطی مورد استفاده و محتوای ارتباطات خود، راهنمایی شود. ایمیل، دورنما و تلفن برای جمع آوری و تسهیم اطلاعات مناسب هستند؛ تلفن های طولانی و یا کنفرانس های تلفنی برای حل مشکل مناسب هستند؛ در حالی که ملاقات و جلسه های رو در رو برای تصمیم گیری های جامع، رفع تعارض و حل مشکلات پیچیده مناسب تر هستند. نباید مانع تعاملات غیر کاری شد، چرا که این دست از ارتباطات جایگزین کمبود نزدیکی فیزیکی افراد می شود.
آموزش و توسعه: تیم باید به طور مداوم اهدافش را شفاف سازی کند، استفاده از ابزار ارتباطی را بازنگری نماید و ارتقا دهد و فرایندهای بین تیمی و درون تیمی را به منظور تضمین بهبود کارکرد و عملکرد تیم، توسعه بخشد.
انحلال تیم و استقرار مجدد آن: اگر با موفقیت کار تیم به پایان برسد بهتر است با یک قرار یا مهمانی آن را جشن بگیرید. اگر از تعارض ها و لفت دادن ها از هم پاشید بهتر است با ارزیابی نقاط ضعف در صورت امکان آن را دوباره تشکیل دهید.
