گاهی اوقات ما یک تیم واقعی هستیم ولی گاهی اوقات ادای تیم بودن را در می آوریم. پس باید فرق بگذاریم بین تیم واقعی و تیم تقلبی و جعلی. فرق است بین تیم بودن و جمع شدن الکی دورهمی؛ و تشکیل یک گروه مجازی و بعد ادابازی در آوردن!
خب برای پرداختن به این موضوع باید سرفصل های زیر را مورد توجه قرار بدهیم:
- تفاوت بین تیم های جعلی و واقعی چیست؟
- کار تیمی برای سازمان چه منافعی دارد؟
- نقاط ضعف کار کردن در تیم ها چیست و به چه دلایلی ایجاد می شوند؟
- انواع تیم ها کدام اند؟
- وظایف تیم چیست؟
- چگونه می توان تیم اثربخش تشکیل داد؟
عملکرد تیم چگونه سنجیده می شود؟
به طور معمول ما در گروه های متفاوتی عضو هستیم. همه افراد در گروه ها و سازمانها، هویت جمعی و انفرادی خود را ابراز می نمایند. هویت فرد از گروهی ناشی می شود که عضو آن است. این گروهها در واقع همان کلوپ ها، اجتماعات داوطلبانه، اصناف، تیم های ورزشی (بازیکن باهوادار)، سازمانهای کاری و گروه های سیاسی هستند. بیشتر پیشرفت هایی که در تاریخ بشریت رخ داده است اکثرا از دل کار گروهی بیرون آمده است (برای مثال، زبان و خط که مبنای تمدن اند، حاصل کارهای گروهی و تحول های دراز مدت اند). الان هم اصل کار تیمی همه جا رعایت می شود. برای نمونه، احتمالا شده که ماشینی خریده باشید ژاپنی؛ ولی بعدا متوجه شده اید که یک قطعه آن کره ای یا آمریکایی است. یعنی امروزه استقلال به معنای «همه کارها را خودت انجام بده» دیگر معنا ندارد. اگر بپرسید که چرا در تیم ها کار می کنیم؟ خیلی ساده باید جواب داد: «زیرا از طریق تیم، کارهایی را به پایان می رسانیم که انجام آنها به روش های دیگر غیر ممکن است». بررسی ۱۳۱ پژوهش بر روی تغییر سازمانی نشان داده که بالاترین کارآمدی ماحصل کار تیمی بوده است.
چرا در قالب تیم ها کار کنیم؟
سازمان های تیم محور، با ساختارهای تختی که دارند، می توانند خیلی سریع و مؤثر به محیط در حال تغییر پاسخ دهند.
تیم ها با داشتن اعضایی که وابستگی متقابل و رابطه ای موازی دارند، سریع تر و مؤثرتر از افرادی که با یکدیگر ارتباط متوالی دارند فعالیت می کنند.
- تیم ها، این امکان را برای سازمانها فراهم می آورند تا یادگیری اثربخش تری داشته باشند و آن را ابقا کنند.
- تیم های چند وظیفه ای ، مدیریت کیفیت پیشرفته را بهبود می بخشند. در این تیم ها به موجب ترکیب دیدگاه های متنوع اعضا، تصمیم گیری ها جامع تر می گردند، زیرا اعضای تیم به جهت داشتن تخصص های گوناگون، ایده ها و تصمیم های بهتری در مورد تولید محصول و یا ارائه خدمات مطرح می سازند. • تیم های چند وظیفه ای طراحی می توانند تغییرهای عمده ایجاد کنند. تنوع، دیدگاه های گوناگون را زیر سوال می برد، سپس آنها را یکپارچه می کند و از این طریق تیم را قادر می سازد تا فرضیات اساسی خود را به چالش کشیده و تغییر عمده ایجاد کند.
- نو آوری در سازمان های تیم – مدار به دلیل خلق متقابل ایده ها ارتقا می یابد. وقتی اعضای تیم با دانش، مهارت ها و توانایی های گوناگون مرتبط با وظایف، گرد هم می آیند، با تسهیم دانش وبه اشتراک گذاری دیدگاه ها، فرضیات اولیه را به چالش کشیده و فضا را برای اکتشاف شیوه های جدید و پیشرفته انجام کار باز می کنند
- اگر واحد وظیفه ای سازمان های مسطح را از فرد به تیم تغییر دهیم، این سازمانها به نحو مؤثرتری هماهنگ و هدایت می گردند. تعیین اهداف هم جهت با اهداف سازمان برای (مثلا) هفت تیم که هر کدام هفت عضو دارند خیلی ساده تر از تعیین هدف برای ۴۹ نفر است. همچنان که سازمانها پیچیده تر می گردند، پردازش اطلاعات در آنها نیز پیچیده تر می شود. در ساختارهای پیچیده سازمان های مدرن، به منظور حصول اطمینان از پردازش موثر اطلاعات، باید از تیم ها استفاده کرد زیرا فرایند پردازش اطلاعات در این سازمانها به حدی پیچیده است که از عهده یک فرد برنمی آید. در سازمان های ماتریسی، تیم های گوناگون تولیدی و حمایتی می توانند با هم به همکاری بپردازند.
در کل پژوهش ها نشان داده که کار تیمی اثربخشی بالایی دارد. حضور تیم ها یک عامل جلوبرنده در فرایند تغییر سازمان است. افراد درگیر در کار تیمی به طور معمول «تعهد و درگیری شغلی» بالاتری دارند و «خلاقیت و نوآوری در سازمان های تیم مدار از طریق خلق متقابل ایده ها» افزایش قابل توجهی داشته است.
کار تیمی خیلی خوبه اما…
خب احتمالا تا الان چند بار در دل تان گفته اید: «بسه دیگه بابا فمیدیم کار تیمی خیلی خوبه!» بله، حق با شماست اما همیشه هم این طور نبوده است بلکه حتی در مواردی کار تیمی «اثربخشی داوری و رضایت» را کاهش داده است؛ حتما با تعجب خواهید گفت که ای بابا! چرا؟ باید به موانع کار تیمی هم دقت کنیم؛ تیم هم مثل همه پدیده های اجتماعی می توانند خوب یا بد باشد:
بطالت اجتماعی
کلمه اش سخت هست ولی معنای ساده ای دارد: ” دو دره بازی”! بله آدمها کلا از نظر روانی در جایی که کارشان قابل رصد نباشد کمتر کار می کنند و این موضوع ربطی به ایرانی بودن هم ندارد؛ پس دائما به خودمان انگ و تهمت نزنیم!). برای نمونه، در یک آزمایش طناب کشی افراد جدا جدا نفری ۸۵ کیلوگرم طناب را می کشیدند؛ ولی در حالت تیمی ۷۵ درصد این توان مشاهده شده است. حتما الان داری توی ذهنت تک تک رفقایت را به این ویژگی متهم می کنی. ولی نه! خود تو هم همینجوری هستی و حتی خود ما. یعنی این که آدمیزاد این گونه است. گفتیم که این یک حالت روانشناختی و تقریبا ناخودآگاه است، گاهی نادانسته این کار را می کنیم. افراد زمانی که به صورت گروهی کار می کنند، نسبت به زمانی که به تنهایی فعالیت می کنند، کمتر کار می کنند. کسانی که کارشان در گروه ها به راحتی قابل شناسایی و سنجش نیست، کمتر تلاش می کند به این نکته دقت کنید که مقصود این نیست که اگر اشخاص کم کار را از گروه حذف کنیم، مشکل حل می شود. این بیشتر به یک ویژگی رفتار انسانها مربوط است که سبب می شود مردم درتیم ها نسبت به زمانی که به تنهایی مسئولیت پیامدهای یک وظیفه را به عهده می گیرند، کمتر تلاش کنند.
حل مسئله و تصمیم گیری ضعیف
گاهی اوقات دیده شده که فرایند حل مسئله و تصمیم گیری در تیم ها بسیار ضعیف تر از حالت انفرادی اش بوده است. تحلیلگران دلیل آن را در غلبه یک فرد بر دیگر افراد دیده اند. یکی از این فرایندها تمایل اعضا به پیروی از فرد یا افرادی است که در گروه مرتبه بالاتری دارند. مثلا در خیلی از تیم های بهداشت و درمان نظر پزشکان نسبت به پرستاران با کارکنان پذیرش نفوذ بیشتری دارد. رهبران تیم ها فارغ از این که نظرشان صحیح یا غلط باشد، اثرگذاری زیادی بر تصمیم های دارند؛ علاوه بر این، شخصیت های پرقدرت، نفوذ بسیار زیادی بر رفتار گروه اعمال می کند. پس روانشناسی افراد و ساختار دموکراتیک یا دیکتاتوری تصمیم گیری در گروه بر خروجی آن تاثیر قاطعی دارد.
خلاقیت کم
پژوهش‌ها نشان داده که گروههای طوفان مغزی همیشه هم مؤثر نبوده اند و گاهی افراد به تنهایی ایده های خیلی بهتر و مؤثرتری داشته اند. چرا؟ گفته اند که دو علت اختلال تولید و فرایندهای مقایسه اجتماعی از عوامل مؤثر کاهش خلاقیت در گروههای طوفان فکری بوده است. حالا این که گفتیم یعنی چه؟ اختلال تولید یعنی وقتی دیگری مشغول بیان ایده اش است شما نتوانید تمرکز و تولید داشته باشید و مقایسه اجتماعی یعنی این که از ایده های خفن یا به ظاهر خفن دیگران بترسید و ایده های به نظر خودتان معمولی را، از ترس قضاوت دیگران، طرح نکنید.
خب پس متوجه شدیم که تیم هم مثل همه پدیده های دنیا می تواند خوب و بد داشته باشد و حتی گاهی نبودنش بهتر از بودنش است و اینجوری نیست که تیم داشتن همیشه مساوی با پیشرفت و موفقیت باشد. پس هر وقت تیم تشکیل دادید خیلی دقیق و با حوصله و بی رحمانه دائما ارزیابی و نقدش کنید البته نه جوری که منجر به فروپاشی تیم بشود. دقت کنید.
انواع تیم ها
انواع گوناگونی از تیم ها وجود دارد که می توان آنها را در ۵ دسته طبقه بندی کرد:
- تیم های سیاست گذاری و تعیین راهبرد
- تیم های تولیدی
- تیم های خدماتی
- تیم های توسعه و پروژه
- تیم های عملیاتی و عملکردی
یک بحثی هم داریم در باب این که تیم ها با چه ویژگی خاصی از یکدیگر متمایز می شوند. به نظر می رسد که می توان ابعاد اصلی ویژگی هایی که بین تیم ها تفاوت ایجاد می کند را در موارد زیر دید:
میزان دائمی بودن (مثلا تیم های پروژه ای از یک هفته تا سالها می توانند زمان برای خود در نظر بگیرند)؛ تأکید بر توسعه مهارتها (مثلا تیم های جراحی که عمل هایی نظیر جراحی اعصاب انجام می دهند مجبورند به طور مداوم مهارت خود را افزایش دهند)؛ تأثیر و استقلال واقعی (تیم های پاسخگو به تماس های مشتریان استقلال کمی دارند، اما تیم مدیران ارشد، آزادی زیادی دارند و قدرتمند هستند)؛ مقدار روزمرگی و یا استراتژیک بودن وظایف (مثلا گروه هدایت پروازهای هوایی کوتاه در برجهای مراقبت، تیم هایی با وظایف روزمره اند ولی تیم مدیران ارشد یک سازمان چندملیتی بر روی یک مسئله چند ده میلیون دلاری کاری می کنند).
تیم ها چه می کنند؟
تمام تیم ها برای یک وظیفه مشخص تشکیل می شوند. تیم تشکیل دادن بدون تعیین وظیفه به چه ماند؟ به زنبور بی عسل یا سفره بدون غذا! پس هدف مشخص تیم باید معلوم شود و وظایف هر یک از اعضا. مثلا می خواهیم یک ساختمان را رنگ آمیزی کنیم هر کسی باید بداند کدام قسمت را باید رنگ بزند، والا یا تداخل ایجاد می شود (یعنی یک قسمت را دوبار رنگ می کنند یا این که سهل انگاری رخ می دهد (یعنی یک قسمت هایی را اصلا رنگ نمی زنند). تیم ها چه وظایفی را به بهترین شکل انجام می دهند؟ ابعاد زیر کمک می‌کنند تا تناسب وظایف با کار تیمی را تشخیص دهیم
- کامل انجام دادن یک وظیفه : برای مثال فقط بستن پیچ چرخ . کافی نیست بلکه انجام کل فرایند سرهم بندی مدنظر است.
- الزامات گوناگون: وظیفه هایی که برای انجام آنها افراد گوناگون باید مهارت های گوناگونی داشته باشند.
- نیاز به تعامل و به هم وابستگی: وظیفه هایی که در آن افراد باید به صورت متقابل با هم در ارتباط باشند، تبادل اطلاعات کنند و درباره بهترین شیوه انجام کار با هم به گفتگو بپردازند.
- اهمیت وظیفه: ارزش وظیفه در پیشبرد اهداف سازمان یا جامعه مدنظر است.
- فرصت های آموزشی: اعضای تیم باید بتوانند در وظیفه مورد نظر دانش و مهارت های خود را گسترش دهند.
- امکان توسعه در وظیفه: وظیفه تیم باید گسترش پیدا کند، چالش بیشتری برای تیم ایجاد کند و تیم را وادار کند مسئولیت بیشتری به عهده بگیرد و مهارت زیادتری برای انجام آن پیدا کند.
- استقلال: مقدار آزادی و استقلال تیم در امور گوناگون
درجه استقلال تیم ها نشان دهنده نفوذ آنها بر موارد زیر است:
اهداف: چه چیزی باید تولید شود؟ چگونه؟ کجا باید به فعالیت پرداخت؟ چند ساعت باید کار کرد؟ (چه زمانی اضافه کاری باید کرد و چه زمانی کار تمام می شود؟)؛ آیا فعالیتهایی، ورای وظایف محوله وجود دارد؟ شیوه تولید یا اقدام چه باشد؟ توزیع مسئولیت ها درون تیم، چگونه انجام می گیرد؟ عضویت در تیم به چه صورت است؟ (چه کسانی می توانند در تیم فعالیت کنند؟ چند نفر؟)؛ وظایف فردی چگونه انجام شوند؟
تیم اثربخش؛ چجوری بسازیمش؟
خب حالا با همه اینها آشنا شدیم، چجوری یک تیم بسازیم که همه عیب های بالا را نداشته باشد و هم این که بتواند حداکثر خوبی هایشان را داشته باشد؟ به طور معمول گفته شده که در کار تیمی باید به پنج بخش توجه کرد: رهبری شفاف و اثربخش؛ تجزیه و تحلیل محیط و سازگاری با آن؛ نظارت بر عملکرد و دادن بازخورد؛ حمایت از یکدیگر؛ ایجاد مفهومی مشترک از وظیفه، نقش ها و محیط؛ و در نهایت ایجاد اعتماد از طریق اعضایی که قابل اتکا و حمایتی هستند. پس:
رهبری: به یافتن و ساختاردهی اطلاعات کمک می کند تا تیم بتواند وظایفش را انجام دهد؛ از اطلاعات برای حل مشکلات استفاده می کند؛ اعضای تیم را مدیریت می کند؛ و منابع را نیز مدیریت می کند (رهبری می تواند جمعی یا گردشی هم باشد).
سازگاری: توانایی تیم در سازگار کردن فرایند عملکردی خود با توجه به تغییرهای محیطی.
نظارت دو جانبه: عملکرد بین اعضا به منظور حصول اطمینان از این که کار تیمی در مسیر درستی قرار دارد.
رفتارهای حمایتی: وقتی که مشکل کاری پیش بیاید همدیگر را حمایت کنند.
جهت گیری تیم: به معنای قدرت تیم در حفظ کار تیمی اثربخش در شرایط فشار و استرس.
خب حالا این پنج بخش را فراهم کردیم و تیم خودمان را چیدیم. این ها با چه الگوهایی باید کار بکنند؟ الگو را باید خودتان به تناسب امکانات و توانمندی هایتان بسازید، چرا که تیم ها از الگوهای متفاوتی پیروی می کنند. ولی در ساخت هر الگویی باید این سه رکن را مدنظر داشته باشید:
(۱) الگوهای ذهنی مشترک: الگوها و یا ساختارهای نشان دهنده کار، محیط و فرایندهای تیم هستند که درون یک تیم توزیع می شوند تا آن را قادر کنند به صورت هماهنگ به فعالیت بپردازد.
(۲) حلقه های ارتباطی بسته: در این حلقه ها پیامی توسط اعضا فرستاده، دریافت و بازارسال می شود تا اطمینان حاصل گردد که پیام به درستی دریافت و تفسیر شده است.
(۳) اعتماد دو جانبه: اعضای تیم بتوانند روی یکدیگر حساب کنند و به حرف هایشان عمل کنند و در این فعالیت های مشترک قادر باشند از هم حمایت کنند.
همچنین باید نکات زیر را حتما رعایت کنید:
- وظایف تیم باید به صورت درونی جالب و محرک باشد (برای تیم)
- افراد باید احساس کنند که در سرنوشت تیم نقشی مهم ایفا می کنند (طرف احساس نکند نقش «توپ جمع کن» را به او داده اید!).
- وظایف افراد باید به صورت درونی جالب و محرک باشد (برای عضو تیم).
- تلاش افراد باید برای تیم ضروری باشد و مورد سنجش قرار گیرد.
- اهداف تیم شفاف و دارای بازخورد درونی باشد.
